Insertaremos un nuevo cuadro de texto en el formulario y a continuación escribiremos en su propiedad ‘Origen del control’ de la ficha Datos, la expresión que nos muestre el valor que necesitamos.

• Primero tendremos que obtener el valor máximo del campo (valor más alto).

Para ello utilizamos la función Dmáx() perteneciente al grupo de funciones: Agregadas de dominio.

DMáx(«expresión»; «dominio»; «criterios»)

• expresión: indicaremos el nombre del campo encerrado entre comillas dobles para el que deseamos obtener el valor máximo. Cuando vayamos a crear autonuméricos basados en formatos de varios bloques lo que haremos será utilizar una expresión.
• domino: nombre de la tabla o consulta donde se localiza el campo encerrado entre dobles comillas.
• criterios: condición / filtro para la selección del valor encerrado entre dobles comillas. Cuando vayamos a crear autonuméricos basados en formatos de varios bloques, tendremos que escribir condiciones para su selección.

1.- En el ejemplo de nuestra tabla de clientes la expresión quedaría de la siguiente manera:

2.- Lo siguiente sería incrementarlo en 1 para obtener el valor para el nuevo registro:

Dmáx(“NumCliente”;”Clientes”) + 1

Ya hemos conseguido generar una expresión que nos ofrece el nuevo valor autonumérico para el campo NumCliente de la tabla de Clientes.

Pero como no es oro todo lo que reluce, si la tabla todavía no contiene registros, la función Dmáx() devolverá un valor Nulo (Vacío), con el que no se pueden realizar cálculos y en lugar de obtener el valor 1 obtendríamos un valor Nulo.

3.- Necesitamos convertir ese posible valor Nulo (vacío) en un valor numérico con el que poder calcular:

Para ello utilizamos la función Nz() perteneciente al grupo de funciones : Conversión.

Nz(«expresión»; «valorsiesnulo»)

• expresión: cualquier cálculo, campo o expresión que deseemos evaluar para comprobar si su valor/contenido es Nulo.  En nuestro caso es donde tendremos que escribir toda la función Dmáx() que habíamos escrito.
• valorsiesnulo: valor que deseamos obtener si expresión resulta ser un valor Nulo. En nuestro caso indicaremos el valor 0.

Con esta función conseguimos que, si el valor obtenido con la función Dmáx es un valor Nulo, sea sustituido por un 0 con el que si podemos operar y obtener el valor 1 para el primer registro de la tabla.

La expresión final quedaría de la siguiente manera:

Nz( Dmáx(“NumCliente”;”Clientes”);  0 ) + 1

4.- A continuación, renombraremos el cuadro de texto desde su propiedad ‘Nombre’ de la ficha Otros. No es que sea un paso necesario, pero es recomendable asignarle un nombre con el que posteriormente podamos identificarlo mejor. En nuestro caso vamos a asignarle el nombre UltimoCliente.

5.- Ocultamos el cuadro de texto, modificando la propiedad ‘Visible’ de la ficha Formato. Es un control que lo necesitamos para realizar el cálculo, pero que no se le tiene que mostrar al usuario.

6.- Eliminamos la etiqueta asociada al cuadro de texto.

7.- El último paso consiste en enlazar de alguna manera el cuadro de texto donde se está mostrando el contenido del campo NumCliente, con el cuadro de texto que acabamos de crear donde se muestra el valor para el nuevo registro.

8.- Seleccionamos el cuadro de texto donde se muestra el contenido del campo NumCliente y en la propiedad ‘Valor predeterminado’ de la ficha Datos, introducimos el nombre que le hemos asignado al cuadro de texto que realizar los cálculos encerrándolo entre corchetes.

[UltimoCliente]

Si ahora guardamos el formulario y lo abrimos en vista formulario, veremos cómo al insertar un nuevo registro, Access le ofrece el siguiente valor libre para números de cliente.

Si observamos el valor obtenido, podremos comprobar que, aunque es el número que esperamos, el formato con el que lo presenta no es el correcto comparado con el resto de valores del campo NumCliente.

Valor obtenido -> 5, Valor con formato esperado -> 00005

9.- Para solucionarlo añadiremos una nueva función a la expresión que calcula el nuevo valor que añada ceros a la izquierda hasta completar la totalidad del tamaño del campo.

La función Format() nos permite formatear una expresión a un formato personalizado.

Format(expresión;formato)

• expresión: es donde colocaremos toda la expresión que nos calcula el nuevo valor.
• formato: escribiremos encerrado entre dobles comillas la expresión “00000”, con la que conseguiremos rellenar a ceros la parte del código no utilizada.

La expresión final quedaría de la siguiente manera:

Format( Nz( Dmáx(“NumCliente”;”Clientes”) ;  0 ) + 1 ; “00000”)

Con esta nueva expresión obtendremos el número esperado con el formato esperado.

Insertaremos un nuevo cuadro de texto y a continuación escribiremos en su propiedad ‘Origen del control’ de la ficha Datos, la expresión que nos muestre el valor que necesitamos.

• Primero tendremos que obtener el valor máximo del campo NumFactura, condicionando el resultado a que el año del campo Fecha sea igual al año actual.

Para ello utilizamos la función Dmáx() que ya hemos comentado donde ahora si tendremos que utilizar sus tres argumentos.
DMáx(«expresión»; «dominio»; «criterios»)

• expresión: indicaremos el nombre del campo encerrado entre comillas dobles para el que deseamos obtener el valor máximo.
• domino: nombre de la tabla o consulta donde se localiza el campo encerrado entre dobles comillas.
• criterios: condición / filtro para la selección del valor encerrado entre dobles comillas.

1.- En el ejemplo de nuestra tabla de Facturas la expresión quedaría de la siguiente manera:

Dmáx(“[NumFactura]”; ”Facturas”; ”Year([Fecha])=Year(Date())”)

Con esta función obtendríamos 00002-17 que es el valor máximo para el campo NumFactura de la tabla de Facturas para el año actual 2017.

Observar como la expresión de criterios (condición), por desgracia hay que escribirla utilizando los nombres de las funciones en inglés:

Year([Fecha]) -> Equivale a nuestra expresión Año([Fecha]). Extraer el año del campo Fecha.

Year(Date()) -> Equivale a nuestra expresión Año(Fecha()). Extraer el año de la fecha del sistema.

2.- Lo siguiente sería extraer los 5 primeros dígitos del valor obtenido:

Para conseguirlo utilizaremos funciones de la categoría ‘Textos’ que nos permiten extraer un nº determinado de caracteres por la izquierda o por la derecha de una cadena.
Izq(«cadena»; «longitud»)

• Cadena: texto del que deseamos extraer los caracteres por la izquierda.
• Longitud: cantidad de caracteres que deseamos extraer de la cadena.

Der(«cadena»; «longitud»)

• Cadena: texto del que deseamos extraer los caracteres por la derecha.
• Longitud: cantidad de caracteres que deseamos extraer de la cadena.

La expresión para extraer el contador quedaría de la siguiente manera:
Izq(Dmáx(“[NumFactura]”; ”Facturas”; ”Year([Fecha])=Year(Date())”); 5)

3.- Necesitamos convertir ese posible valor Nulo (vacío) en un valor numérico con el que poder calcular:

Para ello utilizamos la función Nz() perteneciente al grupo de funciones : Conversión.
Nz(«expresión»; «valorsiesnulo»)

• expresión: será toda la expresión que tenemos escrita hasta ahora.
• valorsiesnulo: valor que deseamos obtener si expresión resulta ser un valor Nulo. En nuestro caso indicaremos el valor 0.

Con esta función conseguimos que, si el valor obtenido con la función Izq es un valor Nulo porque la función Dmax así se lo haya devuelto, sea sustituido por un 0 con el que si podemos realizar el cálculo.
Nz(Izq(Dmáx(“[NumFactura]”; ”Facturas”; ”Year([Fecha])=Year(Date())”); 5);  0 )

4.- Sólo nos queda incrementarlo en 1.

Nz(Izq(Dmáx(“[NumFactura]”; ”Facturas”; ”Year([Fecha])=Year(Date())”); 5);  0 ) +1

Si comparamos el valor obtenido, podremos comprobar que, aunque es el número que esperamos, el formato con el que lo presenta no es el correcto comparado con el resto de valores del campo NumFactura.
Valor obtenido -> 3, Valor con formato esperado -> 00003

Para solucionarlo añadiremos una nueva función a la expresión que calcula el nuevo valor, que añada ceros a la izquierda hasta completar la totalidad del tamaño del campo.
La función Format() nos permite formatear una expresión a un formato personalizado.
Format(expresión;formato)

• expresión: es donde colocaremos toda la expresión que nos calcula el nuevo valor.
• formato: escribiremos encerrado entre dobles comillas la expresión “00000”, con la que conseguiremos rellenar a ceros la parte del código no utilizada.

5.- La expresión final con el relleno de ceros a la izquierda quedaría de la siguiente manera:

6.- A continuación, renombraremos el cuadro de texto desde su propiedad ‘Nombre’ de la ficha Otros. No es que sea un paso necesario, pero es recomendable asignarle un nombre con el que posteriormente podamos identificarlo mejor. En nuestro caso vamos a asignarle el nombre UltimaFactura.

7.- Ocultamos el cuadro de texto, modificando la propiedad ‘Visible’ de la ficha Formato. Es un control que lo necesitamos para realizar el cálculo, pero que no se le tiene que mostrar al usuario.

8.- Eliminamos la etiqueta asociada al cuadro de texto.

9.- El último paso consiste en enlazar de alguna manera el cuadro de texto donde se está mostrando el contenido del campo NumFactura con el cuadro de texto que acabamos de crear donde se muestra el valor para el nuevo registro, añadiéndole los dos últimos dígitos del año en curso.

10. -Seleccionamos el cuadro de texto donde se muestra el contenido del campo NumFactura y en la propiedad ‘Valor predeterminado’ de la ficha Datos, introducimos la expresión que toma el valor del cuadro de texto que realiza los cálculos y le añade un guion seguido del cálculo encargado de extraer los 2 último dígitos del año de la fecha actual.

[UltimaFactura] & “-” & Der(Año(Fecha());2)

Si ahora guardamos el formulario y lo abrimos en vista formulario, veremos cómo al insertar un nuevo registro, Access le ofrece el siguiente valor libre para números de factura en función del año de la factura.