Funciones Condicionales en Excel

Excel nos ofrece una serie de funciones repartidas entre varias categorías que nos permiten realizar una serie de cálculos por lo general de tipo matemático o estadístico dependiendo de uno o varios criterios o condiciones.

Muchas de estas funciones son variantes de funciones muy conocidas como las funciones: SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MAX, etc.. que realizan el cálculo dependiendo de una condición.

09-May-2016

La función CONTAR.SI

La función CONTAR.SI en Excel nos da la oportunidad de contar el número de celdas de un rango que cumplan con un criterio establecido. Solamente cuando el valor de dichas celdas cumple la condición es considerada dentro de la cuenta.

Sintaxis de la función CONTAR.SI

Solamente existen dos argumentos para la función CONTAR.SI:

  • Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se desean contar.
  • Criterio (obligatorio): La condición que determinará las celdas que serán contadas.
Función CONTAR.SI

El criterio puede ser un número o una expresión que indicará la condición a cumplir, por ejemplo: 55, “>26”, “VERDE”. El criterio no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas. La función CONTAR.SI solamente permite especificar una sola condición, en caso de necesitar aplicar varias condiciones se puede utilizar la función CONTAR.SI.CONJUNTO.

Ejemplo de la función CONTAR.SI

Tengo una lista de artículos y cada uno tiene asociado su color. Ahora necesito contar el total de artículos que son de color azul y para ello utilizaré la siguiente fórmula:

=CONTAR.SI(C4:C13; F2)

Al aplicar esta fórmula a los datos de la columna C obtengo la cuenta correcta:

Ejemplo función CONTAR.SI

Puedes observar que el segundo argumento de la función CONTAR.SI hace referencia a la celda F2 que está todo en minúsculas mientras que las celdas de la columna C tienen la primera letra en mayúsculas, sin embargo el valor “Azul” es considerado dentro de la cuenta por lo que comprobamos que la condición no es sensible a mayúsculas y minúsculas.

Recuerda que la función CONTAR.SI nos permitirá contar el número de celdas dentro de un rango que cumplan con el criterio que se haya especificado en el segundo argumento de la función.

La función SUMAR.SI

La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.

Sintaxis de la función SUMAR.SI

La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.

  • Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.
  • Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma.
  • Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.
Función SUMAR.SI

Rango hace referencia al grupo de celdas que contienen los valores a los que se les va a aplicar el criterio o condición.

La condición (criterio) que se tiene que aplicar para realizar la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.

Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos. Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.

Ejemplos de la función SUMAR.SI

El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que contienen el número 5.

Ejemplo función SUMAR.SI

Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número 5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y suma su valor. Ya que las celdas B4 y B9 cumplen con la condición establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el número 10 como resultado.

Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el resultado de esta nueva fórmula.

Ejemplo función SUMAR.SI

Ventas de un vendedor

Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI el cual nos deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor específico.

Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la celda F1. El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo sumar.

SUMAR.SI (Ventas de un vendedor)

La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan y excluye el resto de celdas.  Podría modificar un poco esta fórmula para obtener las ventas de un mes específico. Observa el resultado de esta adecuación en la celda F5:

SUMAR.SI (Ventas de un vendedor)

La función SUMAR.SI.CONJUNTO

La función SUMAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite sumar los valores de un rango de celdas que cumplen con varias condiciones. A diferencia de la función SUMAR.SI que permite un solo criterio, la función SUMAR.SI.CONJUNTO permite hasta 127 criterios.

Sintaxis de la función SUMAR.SI.CONJUNTO

Función SUMAR.SI.CONJUNTO
  • Rango_suma (obligatorio): El rango de celdas que contiene los valores a sumar.
  • Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado por el Criterio1.
  • Criterio1 (obligatorio): El criterio que deben cumplir las celdas del Rango_criterios1.
  • Rango_criterios2 (opcional): El segundo rango de celdas que será evaluado por el Criterio2.
  • Criterio2 (opcional): El criterio que deben cumplir las celdas del Rango_criterios2.

Los valores de las celdas del rango_suma se sumarán solamente si cumplen con todos y cada uno de los criterios especificados. Los criterios pueden utilizar caracteres comodín como el signo de interrogación (?) para indicar un solo carácter o un asterisco (*) que indicará una secuencia de caracteres.

Solo el Rango_criterios1 y Criterio1 son obligatorios, a partir de ellos podemos especificar múltiples combinaciones de Rango_criterio y Criterio hasta un máximo de 127.

Ejemplo función SUMAR.SI.CONJUNTO

Disponemos de un listado de ventas de productos de repostería que se han realizado por toda Europa, donde se nos indica el País en el que se ha realizado la venta, el nombre del Representante que la realiza, el Producto, los kilos, el precio del kilo así como el importe total de la venta.

Se quiere obtener el total de kilos vendidos de un producto para un país determinado.

Ejemplo función SUMAR.SI.CONJUNTO

Comenzaremos asignando un nombre a los rangos que vamos a utilizar en la función SUMAR.SI.CONJUNTO. Creamos nombres de rango para todas las columnas, para ello seleccionamos todos los valores de la lista incluidas las cabeceras (B3:G22) y nos dirigimos a la orden ‘Crear desde la selección’ de la ficha ‘Fórmulas’ y dejamos marcada la opción ‘Fila superior’.

Esta orden nos creará los nombres: País, Representante, Producto, Kilos, Precio e Importe.

En la celda D26 indicaremos el nombre del producto que será la primera condición y en la D27 el nombre del país que será la segunda condición.

En la D28, vamos a introducir la función SUMAR.SI.CONJUNTO, con los siguientes valores para sus argumentos:
Rango_suma: el nombre de rango Importe
Rango_criterios1: el nombre de rango Producto
Criterio1: la celda D26 que contiene el nombre del producto
Rango_criterios2: el nombre de rango Pais
Criterio2: la celda D27 que contiene el nombre del país.

 

Argumentos función SUMAR.SI.CONJUNTO

Como resultado hemos obtenido la suma de los importes de la venta del producto ‘Tarta A’ cuando el país es ‘Alemania’.

Ejemplo funcion SUMAR.SI.CONJUNTO

Ahora deseamos incluir otra condición a la suma, indicando el nombre del representante. En la celda D25 escribiremos el nombre del representante que formará parte de la nueva condición de la suma.

Resultado función SUMAR.SI.CONJUNTO

Editamos la función de la celda D28, seleccionando la celda y  posteriormente pulsando el botón de insertar función (fx).

Cuando se nos abra la ventana de ‘Argumentos de la función’, introduciremos los valores de Rango_criterios3 y Criterio3 con los valores del rango de representantes y la celda D25 respectivamente.

Argumentos función SUMAR.SI.CONJUNTO

Como resultado observaremos que el importe de ‘Total de ventas’ ha disminuido al incluir una nueva condición.

Resultado función SUMAR.SI.CONJUNTO

Otras funciones condicionales

PROMEDIO.SI. La sintaxis de la función es idéntica a la utilizada por las funciones CONTAR.SI y SUMAR.SI vistas al principio del tema, con la diferencia que esta función calcula el promedio de una serie de valores cuando se cumple una condición.

CONTAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO. Estas funciones pertenecen al mismo grupo que la función SUMAR.SI.CONJUNTO, por lo que comparten la misma sintaxis en su construcción y lo único que les diferencia es el cálculo principal que realizan (CONTAR conjuntos o PROMEDIO conjuntos).