Funciones Lógicas en Excel

Las funciones lógicas en Excel se utilizan para la toma de decisiones. En base al resultado lógico (VERDADERO/FALSO) de una función, decidiremos si ejecutar o no cierta acción requerida.

16-May-2016

De entre las funciones lógicas que nos ofrece Excel cabe destacar las siguientes:

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
Y Evalúa un nº indeterminado de expresiones y comprueba si se cumplen.
Devuelve un resultado lógico VERDADERO si todas y cada una de las expresiones se cumplen o FALSO si hay alguna que no se cumpla.
O Evalúa un nº indeterminado de expresiones y comprueba si se cumplen.
Devuelve un resultado lógico VERDADERO si como mínimo hay una que se cumpla o FALSO si ninguna se cumple.
SI Evalúa una prueba lógica y permite realizar dos acciones distintas en función de si el resultado de evaluar la expresión es VERDADERO o FALSO.
SIERROR Evalúa una expresión y devuelve un resultado lógico de VERDADERO si la expresión es errónea o si genera un error y FALSO si la expresión es correcta y no genera ningún tipo de error.

 

LA FUNCIÓN Y

La función Y se utiliza para poder realizar múltiples comparaciones y comprobar si todas se cumplen. Es muy frecuente que se utilice anidada como primer argumento de la función SI, cuando necesitamos realizar más de una comparación y que se cumplan todas.

Veamos un ejemplo.

Disponemos de un listado de demandantes de empleo de una ETT. Según la nueva política de búsqueda de empleo de la empresa hay que dar preferencia de búsqueda al grupo formado por mujeres mayores de 41 años.

Ejemplo función lógica Y

En la celda F2 introduciremos la función Y que nos permita decidir qué persona pertenece al grupo de preferentes.

=Y(C2="M";E2>41)

Como resultado obtendremos un valor VERDADERO si la persona cumple las dos condiciones y por tanto pertenece al grupo de preferentes o FALSO sin no las cumple.

Ejemplo función lógica Y

LA FUNCIÓN O

La función O se utiliza para poder realizar múltiples comparaciones y comprobar si al menos se cumple una de todas las comparaciones. Es muy frecuente que se utilice anidada como primer argumento de la función SI, cuando necesitamos realizar más de una comparación de las sólo necesitamos que se cumpla una.

Veamos un ejemplo.

Siguiendo con el ejemplo anterior de la empresa de ETT, ahora la política de búsqueda de empleo ha cambiado siendo el grupo preferente el que esté formado por mujeres o personas mayores de 45 años.

En este caso deberemos de seleccionar a cualquier mujer sin tener en cuenta su edad o a cualquier hombre o mujer que tenga más de 45 años.

En la celda F2 introduciremos la función O que nos permita decidir qué persona pertenece al grupo de preferentes.

=O(C2="M";E2>45)

Como resultado obtendremos un valor VERDADERO si la persona cumple alguna de las dos condiciones y por tanto pertenece al grupo de preferentes o FALSO sin no las cumple.

Ejemplo función lógica O

LA FUNCIÓN SI

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Sintaxis de la función SI

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.

Argumentos función lógica SI
  • Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.
  • Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO.
  • Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.

La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.

Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.

Ejemplos de la función SI

Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna E. Utilizando la función SI mostraré un mensaje de SUSPENSO si la calificación del alumno es inferior a 5 y un mensaje de APROBADO si la calificación es mayor o igual a 5. La función que utilizaré será la siguiente:

=SI(E2<5;"SUSPENSO";"APROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna f.

Ejemplo función lógica SI

Utilizar una función como prueba lógica

Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función SI  siempre y cuando esa otra función devuelva como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero desplegar  la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.

=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")

Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja:

Ejemplo función lógica SI utilizando como prueba lógica otra función

Utilizar una función como valor de retorno

Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar el valor que se tiene que devolver. Necesito que en caso de que la celda de la columna B (Tipo Contador) contenga un valor numérico se sumen todos los valores de la columna F (Contador) de la tabla de contadores cuando el Tipo Contador coincida con el valor de la columna E (Tipo). La función que me ayudará a realizar esta operación es la siguiente:

=SI(ESNUMERO(B6);SUMAR.SI($E$6:$E$12;B6;$F$6:$F$12);"No")

Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará en caso de que la prueba lógica sea verdadera. Observa el resultado de esta fórmula:

Utilizar una función como valor de regreso

Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma manera podríamos colocar una función para el tercer argumento en caso de que el resultado de la prueba lógica fuera falso.

FUNCIÓN SI ANIDADA

La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel. Lo que ésta función hace es probar si una condición es verdadera ó falsa. Si la condición es verdadera entonces la función hace alguna cosa, y si la condición es falsa entonces se hace otra cosa diferente.

Explicación de la función SI anidada

Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional. Las funciones SI anidadas aumentan la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados a probar.

Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a números de la siguiente manera: A = 5 y B = 10 y cualquier otro valor = 0. Si la celda es igual a “A” entonces el valor será 5, pero si la celda es “B” entonces el valor será 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente función SI anidada:

=SI(celda = "A"; 5; SI(celda = "B"; 10; 0))

El resultado será el siguiente:

Función SI anidada

¿Qué pasaría si ahora en lugar de dos letras tenemos tres? Es decir, que si encontramos una “C” debemos colocar el valor 20. La función SI anidada será la siguiente:

=SI(B3 = "A"; 5; SI(B3 = "B"; 10; SI(B3="C";20;0)))
Función SI anidada

Observar como ahora las celdas con letra C tienen un valor de 20.

Una función SI anidada puede ayudarte a encontrar una buena solución a tu problema pero no debes hacer un uso excesivo de esta funcionalidad.

Excel 2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegarás ni a la mitad de esa cantidad antes de que se dificulte entender la lógica empleada en todas esas funciones.