Importar Datos en Excel

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones.

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

21-Mar-2016

Importar Datos

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

  • Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.
  • Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

  • Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.
  • Importar datos de otro archivo o fuente de datos que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

Las fuentes de información desde las que podemos realizar la importación de datos son tan variadas como extensas, de tal manera que podremos obtener información de archivos de textos, de multitud de tipos bases de datos distintas o de tablas contenidas en páginas web de internet.

Las opciones para realizar las importaciones de datos a Excel las encontramos en el grupo ‘Obtener datos externos’ de la ficha ‘Datos’.

Obtener datos externos

Importar archivos texto

Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar información entre diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las grandes empresas no generaban archivos Excel sino archivos de texto.

Por esa razón Excel incorporó desde sus primeras versiones la funcionalidad de importar archivos de texto de manera que se pudiera analizar dicha información dentro de Excel. El día de hoy se sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar información ya que son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a contener.

Un archivo de texto que contiene información de una base de datos siempre hace uso de algún carácter especial para separar la información perteneciente a cada columna. Es precisamente ese carácter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y otro. Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de columna está indicado por el signo de puntuación ‘,’ o ‘;(coma o punto y coma) es conocido como archivo CSV por sus siglas en inglés (Comma-Separated Values).

La diferencia entre un archivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de separador utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separación entre columnas utilizando el tabulador.

Observar los siguientes ejemplos de un archivo CSV y otro de texto estándar:

Archivo CSV
Archivo TXT

Estos dos tipos de archivos son los más comunes, pero podríamos encontrarnos alguno diferente que tal vez utilice el signo ‘|(tubería) o ‘:(dos puntos) para separar las columnas, sin embargo cualquier tipo de archivo de texto podrá ser importado a Excel sin importar el carácter separador utilizado.

Importar archivos de texto en Excel

Para importar un archivo de texto debéis ir a la ficha Datos y seleccionar el comando Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto abrirá el cuadro de diálogo Importar archivo de texto que permitirá seleccionar el archivo a importar.

Después de seleccionar el archivo adecuado debéis hacer clic en Importar. Eso mostrará el primer paso del Asistente para importar texto. Este primer paso es importante porque permite especificar el tipo de archivo a importar ya sea que utilice algún carácter específico como delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de columna.

Asistente para importar texto. Paso 1

De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a importar a partir de alguna fila específica del archivo. Al hacer clic en el botón Siguiente, Excel sugerirá el tipo de separador que ha descubierto dentro del archivo a importar y generalmente será acertado en su sugerencia. Aun así se recomienda validar que dentro de la vista previa efectivamente se muestra una separación adecuada de los datos.

Asistente para importar texto. Paso 2
Asistente para importar texto. Paso 2 (punto y coma)

En caso de que Excel se haya equivocado solamente deberemos seleccionar el separador adecuado de la lista o especificar algún otro si es necesario. Hacemos clic en siguiente que nos llevará al último paso que permite especificar el tipo de datos de cada columna.

Asistente para importar texto. Paso 3

Solamente tenemos 3 opciones: General, Texto y Fecha. Se recomienda poner especial atención a las fechas de manera que después de la importación se facilite su manejo e interpretación dentro de Excel. Al hacer clic en el botón Finalizar, se preguntará por la ubicación dentro de la hoja de Excel donde se colocarán los datos importados.

Seleccionar celda para insertar datos importados

Una vez indicada la celda destino deberemos hacer clic en el botón Aceptar y los datos serán importados por Excel.

Datos de texto importados

Importar desde la Web

La importación de datos desde la web se realiza por medio de consultas web. Una consulta web (Web Query) de Excel nos permite importar información de un sitio web a una hoja de Excel. La consulta encontrará cualquier tabla de datos en la página web y nos permitirá seleccionar la tabla que necesitamos para poder importar los datos a nuestra hoja de Excel.

Vamos a trabajar en un ejemplo básico para tener una idea de cómo operan las consultas web. Para empezar debemos seleccionar la ficha Datos y el comando Desde Web que se encuentra en el grupo Obtener datos externos.

Seleccionar tabla de datos

Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva consulta web y en el cuadro de Dirección colocaré lo siguiente: http://www.labolsa.com/mercado/ (esta dirección muestra la valoración del mercado continuo de las empresas diario, mensual o anual) y seleccionare que los agrupe por sectores en su variación anual. Observa los íconos amarillos que aparecen indicando las tablas de datos que se pueden seleccionar. Haremos clic sobre el ícono de la tabla deseada (el icono se pondrá de color verde) y posteriormente haremos clic en el botón Importar.

Seleccionar tabla de datos desde la web

Inmediatamente se mostrará el cuadro de diálogo Importar datos que nos  preguntará la ubicación donde deseamos colocar los datos. Una vez indicado el rango, pulsamos en Aceptar.

Seleccionar celda para insertar datos importados

Excel comenzará a importar los datos y al terminar los mostrará dentro de la hoja correspondiente.

Datos web importados

Con esto hemos importado información contenida dentro de una página Web, pero Excel puede ir aún más lejos y permitirnos actualizar los datos sin tener que volver a visitar el sitio Web original.

Actualizar datos desde la Web

Una vez construida la consulta Web podremos refrescar los datos con tan solo seleccionar el comando Actualizar todo que se encuentra en el grupo Conexiones de la ficha Datos. Este comando ocasionará que Excel descargue una versión actualizada de los datos automáticamente.

Actualizar datos web

Debemos tomar en cuenta que los datos deben venir de una página de dominio público, es decir, no deberá solicitar usuario ni contraseña, de lo contrario Excel no podrá importar los datos. Y por supuesto, si la página de origen elimina los datos publicados, no habrá forma de realizar la actualización.

Las aplicaciones para las consultas web pueden ser muchas. Se podrían construir tableros de mando que actualicen la información automáticamente al abrir el archivo. Inclusive se podrían implementar consultas web para intercambiar información en una Intranet (LAN) donde alguna aplicación Web genera información en tablas con lo cual no habrá necesidad de copiar y pegar la información manualmente en Excel sino que se refrescará automáticamente a través de una consulta web.

Importar desde Access

Microsoft Access es un software de base de datos muy utilizado perteneciente a la familia Office de Microsoft y podemos encontrarnos en alguna ocasión con la necesidad de importar datos desde Access hacia Excel lo cual es una tarea muy sencilla.

Importar una base de datos Access a Excel

No necesitamos conocer mucho sobre Access ya que Excel ha simplificado considerablemente este proceso para los usuarios. Lo primero que debemos hacer es ir a la ficha Datos y pulsar el botón  Desde Access.

Este comando mostrará el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de origen de datos en donde deberemos especificar el archivo Access que deseamos abrir:

Seleccionar base de datos de Access

De inmediato Excel mostrará otro cuadro de diálogo que listará las tablas contenidas en la base de datos de Access.

Selecciona tabla para importar

Una tabla es el lugar en donde se almacenan los datos en Access. Podríamos pensar que una tabla de Access es similar a una hoja de Excel porque también está formada por columnas y filas. Y aunque el concepto de tabla es un poco más avanzado que una hoja de Excel, es suficiente la comparación por ahora para saber que ahí se encuentra almacenada la información de Access. Una vez seleccionada la tabla de Access que deseamos importar debemos pulsar el botón Aceptar y ahora Excel nos preguntará por algunas configuraciones de importación:

Opciones insertar tabla

En primer lugar podemos elegir traer los datos desde Access como una Tabla de datos o también como un Informe de tabla dinámica. Así mismo podemos especificar la celda de nuestra hoja donde queremos que se inserten los datos o simplemente especificar que se inserten en una nueva hoja. Al pulsar el botón Aceptar Excel realizará la importación de los datos.

Datos de la tabla importados

La información de la tabla de Access será mostrada dentro de la hoja de Excel en el mismo orden en que aparecen los datos en la tabla.