Libros, Hojas y Celdas

Los documentos creados en Excel reciben el nombre de Libro, que sirve para agrupar por hojas de cálculo, que están divididas en celdas.

16-Feb-2016

Excel es el programa de hoja de cálculo más utilizado del mundo y es parte de la suite Microsoft Office. Existen otros programas de hoja de cálculo en el mercado, pero Excel se ha convertido en el líder indiscutible.

Excel nos permite manipular datos de muchas maneras ya sea para crear un presupuesto, gráficas, importar datos desde diferentes fuentes, realizar un análisis financiero, crear tableros de mando y muchas cosas más. Excel es una herramienta muy versátil y de un gran potencial.

Libro, Hoja, Celda

Archivos de Excel

Todo el trabajo que se realiza en Excel se guarda en un archivo, el cual también es conocido como libro y aquí es donde viene el concepto más importante: Cada libro de Excel está formado por hojas y cada hoja a su vez está dividida en múltiples celdas.

Libro de Excel

En la parte superior de la ventana de Excel puedes observar que de manera predeterminada se nombra a un nuevo archivo como Libro1. Ese nombre lo podrás cambiar después, pero debes recordar que un archivo de Excel también es conocido como un libro.

Libro de Excel

Hojas de un libro

Ahora observa la parte inferior izquierda de la ventana de Excel y notarás unas pestañas con los nombres Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

Hojas del libro

Esto quiere decir que este libro tiene tres hojas. Después aprenderemos a eliminar alguna de ellas o agregar más hojas, solo recuerda que un libro puede estar formado por una o más hojas.

Celdas de una hoja

Finalmente observa que la parte central de la pantalla es una cuadrícula que forma pequeños recuadros. Cada uno de estos recuadros es conocido como celda.

Celdas de la hoja

Para moverte entre dichas celdas puedes utilizar las flechas del teclado ya sea para moverte hacia arriba o para moverte hacia abajo, hacia la derecha o hacia la izquierda. Así que no olvides este concepto básico de Excel: Un libro está formado por hojas y cada hoja está dividida en celdas.

Organización de un Libro de Excel

Operaciones sobre las hojas

Crear hojas

Para añadir hojas al libro, pulsaremos el botón de añadir hoja situado al final de las etiquetas de las hojas del libro que tenemos en pantalla.

Botón (Agregar nueva hoja)

Aunque también podremos crear hojas, pulsando con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de una hoja y seleccionando la orden Insertar….

Renombrar Hojas

Cuando añadimos nuevas hojas a nuestro libro, Excel les va asignado nombres de forma automática que consisten en el prefijo Hoja seguido de un contador que se incrementa por cada nueva hoja. Hoja1, Hoja2, Hoja3, Hoja4, …..

Estos nombres no son los más apropiados para identificar la información que contienen nuestras hojas, por lo que se recomienda renombrarlas para recordar mejor el qué? contienen..

Para renombrar las hojas, bastará con ejecutar un doble clic sobre la etiqueta de la hoja, escribir el nuevo nombre y pulsar Intro.

Eliminar Hojas

Cuando el contenido de la hoja ya no nos resulta útil, lo más lógico es eliminarla de nuestro libro de trabajo.

Para eliminar una hoja, pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja que deseemos eliminar y seleccionaremos la orden eliminar.

Excel mostrará un mensaje de confirmación al que responderemos ‘Eliminar para que desaparezca la hoja y todo su contenido.

¡OJO!. Esta operación no se puede deshacer, a menos que salgamos del libro sin guardar los cambios que hayamos estado realizando.

Duplicar Hojas.

Cuando deseemos repetir todo el contenido de una hoja en otra, tendremos la opción de seleccionar todos los datos (puede ser que se nos olviden marcar datos que no se mostraban en la pantalla en ese momento) ejecutar la orden Copiar, situarnos en la otra hoja y ejecutar la orden Pegar. Este método para duplicar datos es el estándar para todos los programas de Windows, pero Excel nos ofrece una orden exclusiva para realizar esta tarea de una forma más sencilla y que además ofrece la posibilidad de duplicar la hoja en un libro distinto del actual.

Pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja, seleccionaremos la orden ‘Mover o copiar …’. Se abrirá una ventana donde se muestran todas las hojas que componen nuestro libro. Seleccionaremos el nombre de la hoja delante de la que deseemos duplicar la que hemos seleccionado.

También podemos marcar la línea ‘(mover al final) si queremos que el duplicado se situé al final de todas las hojas. Marcamos la casilla de verificación ‘Crear una copia’ que se ve en la parte inferior del cuadro y pulsamos el botón Aceptar.

Cuadro Mover o Copiar hoja

Ya tenemos un duplicado completo de la hoja actual delante de la hoja que le hayamos indicado. Sólo faltará cambiarle el nombre de la nueva hoja.

Nota: Si deseamos realizar este proceso de una forma mucho más rápida, bastará con que arrastremos la etiqueta de la hoja mientras mantenemos pulsada la tecla Ctrl. Al soltar el botón del ratón Excel nos creará un duplicado de la hoja.

Mover Hojas

Cuando necesitemos reorganizar las posiciones de nuestras hojas dentro del libro, mantendremos pulsada la etiqueta de la hoja, mientras la arrastramos y la soltaremos para indicar la nueva posición.

También podremos seguir los pasos comentados en el apartado anterior de copiar hojas con la diferencia que para mover, la casilla de verificación ‘Crear una copia’ tendrá que estar desactivada.

Ocultar Hojas

Si en algún momento deseamos ocultar alguna hoja de nuestro libro para que no se visualice junto al resto de las hojas, pulsaremos sobre la etiqueta con el botón derecho y seleccionaremos la orden ‘Ocultar’.  La hoja se ocultará, pero podré seguir utilizando sus datos en los cálculos del resto de las hojas visibles del libro.

¡OJO!. Como mínimo siempre tiene que haber una hoja visible en el libro. No nos permiten y es lógico tener todas las hojas del libro ocultas (sino donde vamos a escribir).

Mostrar Hojas

Para revertir el proceso de ocultar hojas, pulsaremos sobre la etiqueta de cualquier hoja con el botón derecho y recurriremos a la orden ‘ Mostrar..’ que se encuentra debajo de la orden Ocultar.

Se nos mostrará un listado de las hojas ocultas para el libro actual, marcaremos la hoja que deseamos mostrar y Aceptamos los datos. Este paso lo tendremos que repetir para cada hoja que deseemos mostrar.

Colorear Hojas

Otra forma de identificar las hojas a parte de su nombre es por medio de los colores, lo que nos permite resaltarlas con respecto al resto, también nos puede servir para crear identificaciones por grupo dependiendo del contenido.

Por ejemplo si tenemos 8 hojas en nuestro libro, 2 de las cuales hacen referencia a pagos y 4 hacen referencia a cobros, les podríamos asignar a las 2 de pagos el mismo color y a las 4 de cobros otro color. De esta manera aunque cada una por separado tenga un nombre distinto con los colores habremos conseguidos crear grupos de identificación.

Color de la etiqueta de la hoja

Celdas de la Hoja

Unidad básica de almacenamiento

Las celdas son la unidad básica de almacenamiento dentro de un libro. Dentro de las celdas iremos introduciendo los datos con los que componemos nuestro trabajo como textos, números, fechas y fórmulas.

Las columnas  o divisiones verticales en las hojas de cálculo se determinan con letras empezando por la A, sigue la B, C, D,... hasta XFD.

Las filas o divisiones horizontales en las hojas de cálculo se determinan con números empezando por el 1, sigue el 2, 3, 4,... hasta 1.048.576

La cantidad de celdas que componen una hoja es realmente abrumadora siendo un total de 17.179.869.184 celdas por hoja. Como podréis comprobar un número lo suficientemente grande como para poder hacer frente a cualquier situación de recopilación de datos y cálculos que se nos ocurra.

Las celdas son la intersección entre una columna y una fila de la hoja de la cual reciben su referencia como puede ser A1, B5, AN200, etc.

Así la primera celda, que se sitúa en la columna A y en la fila 1 se la denomina A1.

Se dirá que la celda esta activa cuando tenemos el cursor del ratón posicionado en ella, esto significa que la celda está enmarcada por los cuatro lados con un borde.

Cuando una celda esta activa los datos que introduces se sitúan en dicha celda.