Rangos y Celdas en Excel

Las celdas son el elemento más básico dentro de una hoja de Excel y es donde colocamos nuestros datos. Cada celda está identificada por su propia dirección la cual se determina por la letra de la columna y el número de la fila a la cual pertenece.

23-Feb-2016

Rangos en Excel

Un rango es un grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la dirección de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la celda inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B1 y C2. A la hora de traducir esta forma de hacer referencia solemos decir  ‘desde A1 hasta C2’.

Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta ‘x’ celdas. Es decir que una celda por sí misma ya representa un rango en Excel.

Tipos de Rangos

En Excel podemos encontrarnos con tres tipos de rangos:

  • Unidimensional: se hace referencia a una sola celda ya sea de la hoja actual o de otra hoja. A1, B2, C3, etc..
  • Bidimensional: se hace referencia a un grupo de celdas contiguas o no, de la hoja actual o de otra hoja. A1:B3, F5:L50;N5:P50.
  • Tridimensional: se hace referencia a una celda o a un grupo de celdas que comienzan en una hoja y terminan en otra hoja. Reciben este nombre debido a que los rangos traspasan las hojas lo que le da la profundidad. Hoja1:Hoja3!F3, Hoja2:Hoja4!A1:B10

Seleccionar Rangos

Para seleccionar un rango tenemos varias alternativas:

  • Pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo en la dirección deseada hasta que todas las celdas hayan sido seleccionadas y soltamos el botón.
  • Pulsar la tecla Mayúsculas y utilizar las flechas del teclado para seleccionar el rango de celdas deseado.
  • Introducir la dirección del rango dentro del cuadro de nombres y pulsar Intro. La dirección introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero el rango quedará seleccionado.
Seleccionar Rango de Celdas

Observar como la realizar una selección de varias celdas Excel nos deja marcado en blanco la celda a partir de la cual hemos comenzado la selección.

Seleccionar varios rangos

En ocasiones necesitamos aplicar algún formato especial a rangos que no están contiguos y para poder seleccionarlos utilizaremos una técnica especial. Realizamos la selección del primer rango e inmediatamente después pulsamos la tecla Ctrl y la mantenemos pulsada mientras hacemos la selección de otros rangos con el ratón. Al terminar de hacer la selección podremos soltar la tecla Ctrl.

Seleccionar Rangos de Celdas

En la imagen anterior se han seleccionado los rangos A2:B5, D7:E10 y A9:A14. Aunque este tipo de  selección se facilita con el ratón también es posible seleccionar varios rangos utilizando solo el teclado y lo único que debemos hacer es pulsar la combinación de teclas Mayús + F8 después de haber seleccionado un rango lo cual nos permitirá agregar un nuevo rango a la selección. Nos daremos cuenta de que hemos pulsado correctamente la combinación de teclas porque la barra de estado mostrará el mensaje “Agregar a la selección”.

Seleccionar un rango en varias hojas

Como ya hemos comentado el rango tridimensional es aquel que nos permite hacer referencia a las mismas celdas de varias hojas.

Para poder seleccionar un rango de celdas en varias hojas, la única peculiaridad es que solo se puede hacer la selección del mismo rango dentro de las hojas indicadas. Para iniciar debemos hacer la selección del rango en la primera hoja y enseguida pulsar la tecla Mayus y hacer clic en la etiqueta de la última hoja que deseamos incluir en la selección.

Por ejemplo, seleccionar el rango de celdas B2:C5 desde la hoja1 hasta la hoja3.

Primero nos desplazaremos hasta la hoja1 y seleccionaremos el rango B2:C5 y a continuación, manteniendo la tecla Mayus, pulsaremos sobre la etiqueta de la hoja Hoja3.

Seleccionar Rangos de Varias Hojas
Rango 3D

Una vez hecha la selección, cualquier comando que ejecutemos se aplicará sobre todos los rangos de las diferentes hojas incluidas. La tecla Mayus nos permite seleccionar un grupo continuo de hojas, pero si deseamos seleccionar hoja por hoja podemos utilizar en su lugar la tecla Ctrl y hacer clic en la etiqueta de cada hoja que deseemos incluir en la selección.

Copiar o mover rangos

La diferencia entre copiar y mover rangos es que al copiar un rango los datos originales quedan intactos, pero cuando movemos un rango los datos originales son eliminados y colocados en la nueva ubicación. Para copiar un rango solo debemos pulsar la combinación de teclas Ctrl + C (Copiar) o pulsar en el botón copiar () del grupo ‘Portapapelesy posteriormente seleccionar la celda destino y pulsar la tecla de Intro para finalizar el proceso o las teclas Ctrl + V (Pegar) o pulsar el botón pegar () si deseamos continuar repitiendo el rango en otras partes de la hoja. La celda que hayamos elegido como destino es donde se copiará la celda superior izquierda del rango. La copia de un rango puede ser dentro de la misma hoja o en otra hoja del libro.

Para mover un rango seguimos los mismos pasos anteriores con la diferencia de que en lugar de pulsar Ctrl + C utilizaremos la combinación Ctrl + X (Cortar) o pulsar el botón cortar () del grupo ‘Portapapeles’ y posteriormente pegaremos el rango en la celda deseada.

Copiar Rango

Es posible mover un rango dentro de la misma hoja utilizando solo el ratón. Primero seleccionaremos el rango y después posicionaremos el puntero del ratón en alguno de los bordes y arrastraremos el rango hacia la nueva ubicación. Para copiar el rango en lugar de moverlo realizaremos la misma acción pero manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras arrastramos las celdas. Observareis que se muestra un pequeño símbolo (+) junto al puntero del ratón indicando que se realizará una copia.

Pegado especial de celdas

Cuando nos disponemos a copiar un rango a otra ubicación podemos decidir la manera como serán pegados los datos y para ello utilizamos las opciones de pegado especial que nos ofrece Excel. Para ver las opciones disponibles debemos abrir el menú desplegable del botón Pegar:

Pegado Especial
  • Pegar: Pega el contenido de las celdas, formatos y validación de datos.
  • Fórmulas: Pega las fórmulas sin el formato de las celdas.
  • Formato de fórmulas y números: Pega las fórmulas y el formato de números.
  • Mantener formato de origen: Pega las fórmulas y todo el formato de la celda.
  • Sin bordes: Pega todo excepto los bordes de la celda.
  • Mantener ancho de columnas de origen: Pega las fórmulas y el ancho de las columnas de origen.
  • Transponer: Cambia la orientación del rango cambiando las filas por columnas o viceversa.
  • Valores: Pega solamente el resultado de las fórmulas.
  • Formato de valores y números: Pega el resultado de las fórmulas y el formato de números.
  • Formato de valores y origen: Pega el resultado de las fórmulas y todo el formato de la celda.
  • Formato: Pega solamente el formato de las celdas.
  • Pegar vínculo: Crea una fórmula en la celda destino haciendo referencia a la celda origen.
  • Imagen: Pega las celdas copiadas como una imagen.
  • Imagen vinculada: Pega la información como una imagen que es actualizada automáticamente su cambian los datos originales.