Series de datos en Excel

En Excel podemos ahorrarnos tiempo en la introducción de datos en los que se sigue una secuencia lógica de datos ya sean numéricos como cronológicos utilizando las llamadas series de datos.

25-Abr-2016

Crear series de datos en Excel  es muy sencillo utilizando la funcionalidad de Autorrellenar. Con esta funcionalidad solamente necesitamos ingresar uno o dos datos a partir de los cuales Excel rellenará el resto de las celdas.

La función de Auto relleno será de gran utilidad al momento de crear series de datos en Excel y puede ahorrarnos tiempo y esfuerzo.

Series de fechas

Crear secuencias cronológicas

Es común trabajar con fechas en Excel y en más de una ocasión necesitaremos generar una serie de fechas es decir,  una sucesión de fechas que cumpla con determinado patrón de comportamiento. Así que, es ampliamente recomendable conocer los comandos de Excel que nos ayudarán a crear series de fechas.

Para crear una serie de fechas será suficiente con introducir el primer valor con el que iniciará nuestra serie. En la siguiente imagen se observa que he ingresado la fecha 01/01/2015 en la celda A1.

Crear series cronológicas

A continuación sólo será necesario arrastrar el contenido de la celda desde el cuadro de crear series que se muestra en la esquina inferior derecha de la celda en forma de pequeño cuadro de color negro.

Crear series cronológicas

Si lo que deseamos crear son series cronológicas de semanas, meses o años, sólo será necesario indicar los dos primeros valores con los que se desea crear la serie y a continuación seleccionar los dos valores y arrastrar la selección utilizando el cuadro de crear series.

Crear series cronológicas
Crear series cronológicas

Excel dispone de una serie cronológica que se aplica a los días laborables de la semana, pero es importante definir lo que significa un día laborable en Excel para que no exista confusión alguna. De manera predeterminada, Excel considera la semana laboral de lunes a viernes así que al pedir la creación de una serie de fechas de días laborables se omitirán los días sábados y domingos.

Para crear este tipo de series, primero será necesario indicar la fecha con la que comenzará la serie, a continuación procederemos de la misma forma que en los casos anteriores, pero con la diferencia que en lugar utilizar el botón izquierdo del ratón utilizaremos el botón derecho. Al soltar el botón se nos mostrará un menú contextual de creación de series, donde seleccionaremos la orden ‘Rellenar días de la semana’.

Crear series días laborables

Series de números

Secuencias numéricas

Excel permite dos tipos de series numéricas según la tendencia de sus valores:

Lineales: el valor de incremento/decremento siempre es constante para toda la serie (1, 3, 5, 7, 9, 11, 13 -> el incremento es constante de 2)
Geométricas: el valor de incremento/decremento es un porcentaje de la cantidad anterior (1, 2, 4, 8, 16, 32, 64, 128 -> el nuevo valor es el doble 200% del anterior)

Para crear una serie numérica se deben de introducir los dos primeros valores de la serie a partir de los cuales Excel calculará el nuevo valor y a continuación arrastrar desde el cuadro de crear series de la selección.

Si deseamos crear una serie lineal, arrastraremos con el botón izquierdo pulsado y si lo que queremos es crear una serie geométrica arrastraremos con el botón derecho pulsado, al soltar Excel nos mostrará un menú contextual de creación de series, donde seleccionaremos la orden ‘Tendencia geométrica’.

Series tendencia lineal

Tendencia lineal

Series tendencia geométrica

Tendencia Geométrica

Series de datos personalizadas

Otro tipo de series que nos ofrece Excel son las basadas en listas de datos personalizadas. Entre estas series tenemos las que generan los nombres de los días de la semana (lunes, martes, miércoles, etc..), los nombres de los meses del año (enero, febrero, marzo, etc..) y los trimestres del año (1er Trim, 2º Trim, 3er Trim y 4º Trim).

Para crear estas series, sólo será necesario indicar un valor para que Excel muestre el resto de los valores de la serie.

Series personalizas predefinidas

Crear series personalizadas

Para crear series de datos personalizadas, comenzaremos escribiendo los valores que formarán la serie en nuestra hoja de cálculo, luego accederemos a las opciones de configuración de Excel para importar esta serie a las que ya vienen definidas en el programa.

Supongamos que deseamos crear una serie de datos con los nombres de los departamentos de una empresa.

Primero escribiremos los nombres de los departamentos en nuestra hoja de cálculo.

Crear series personalizas

A continuación accederemos a las opciones de Excel desde la ficha Archivo.

Crear series personalizas

En la ventana de opciones de Excel, seleccionaremos la categoría ‘Avanzadas’ y nos desplazaremos hasta la sección ‘General’, donde se encuentra el botón ‘Modificar listas personalizadas’.

Crear series personalizas

Nos mostrará el cuadro de diálogo para crear o modificar las listas existentes, donde tenemos que pulsar el botón de seleccionar rango que se muestra en la parte inferior de la ventana para añadir nuestra lista personalizada de departamentos.

Crear series personalizas

Seleccionaremos las celdas de la hoja donde teníamos escritos los valores de los departamentos y regresaremos a la ventana de listas personalizadas pulsando de nuevo en el botón de selección de rango.

Crear series personalizas

Al regresar a la ventana de listas personalizadas, sólo tendremos que pulsar el botón Importar y luego el botón Aceptar  para finalizar la creación de nuestra lista personalizada.

Crear series personalizas

A partir de ahora, cuando escribamos algún nombre de departamento y arrastremos la selección con el cuadro de crear series, Excel irá escribiendo el resto de los valores de la serie que habíamos creado.

Crear series personalizas