Tipos de datos en Excel

Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las cuales contiene más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar información en forma de datos. Por esta razón es importante conocer los tipos de datos que podemos introducir en las celdas de Excel.

20-Feb-2016

Valores numéricos en Excel

Tipos de datos

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:

  1. Valores numéricos
  2. Texto
  3. Fórmulas

En este módulo hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de las fórmulas para una lección posterior.

El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etcCuando introducimos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:

Valores numéricos

A la hora de introducir números sólo nos preocuparemos del nº propiamente dicho, es decir, no colocaremos el punto de miles, tampoco colocaremos los decimales si estos son 0, no colocaremos el símbolo monetario del € si queremos representar cantidades monetarias. De todas estas transformaciones del formato se encarga Excel.

Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede mostrar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen podéis observar que las columnas B, C y D tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son mostrados de una manera diferente:

Formatos valores numéricos

Es importante distinguir entre el valor de una celda (su contenido) y el valor representado por la celda (su formato). En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son mostrados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B, C y D fue aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número.

Formatos Grupo Número

¡OJO! Cuando introduzcamos números en las celdas, que posteriormente tengan que ser utilizados para resolver algún tipo de cálculo, tendremos mucho cuidado de no acompañar al nº de cualquier letra o texto ya que los inutilizará automáticamente y los tratará como textos. Cuando sucede esto Excel los alinea a la izquierda de la celda para indicarnos que son textos.

Las fechas en Excel son números

Las fechas también son números

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden mostrarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen podéis observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

Fechas son números

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 20/01/2013 es en realidad el valor numérico 41294. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la celda.

Para aplicar el formato de fecha a una celda, desplegaremos la lista de formatos del grupo Número en la cinta de opciones de Inicio.

Formato Fecha

La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá  fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.

Precisión de los valores numéricos

En cuanto a los valores numéricos en Excel 2010 tenemos una precisión de hasta 15 dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor 1234567890123450.

Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que requieran más de 15 dígitos.

Trabajar con decimales

A la hora de trabajar con números que tengan parte decimal, en Excel podemos indicarle cuantos dígitos deseamos que se muestren en la celda (formato de la parte decimal), utilizando los botones de Aumenta decimales o Disminuir decimales que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número.

Aumentar/Disminuir Decimales

Estos botones cuando disminuyen la parte decimal de un número realizan un redondeo al alza del valor que se muestra en la celda. Teniendo en cuenta que lo que estamos modificando es su formato, pero que los dígitos de la parte decimal seguirán invariables en el número contenido en la celda, cuando realicemos un cálculo se utilizarán todos los decimales del número, no sólo los que estamos viendo en la celda.

En el siguiente ejemplo he introducido en las columnas A y B 4 números con 5 dígitos en su parte decimal, a continuación a los que se muestran en la columna B les he reducido la parte decimal a 2. Observar como en algunos casos Excel ha realizado un redondeo.

Redondeo Formato Decimales

En la columna C he tomado los valores de la columna B y los he multiplicado por 3. Si realizáis estas operaciones con una calculadora observareis que los números obtenidos no coinciden con los que muestra Excel. Esto es debido como ya hemos comentado al principio de este apartado a que en Excel se utiliza el contenido de las celdas para realizar los cálculos no su representación formateada.

Texto en Excel

Datos de tipo texto

El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación podéis observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:

Datos Tipo Texto

Fórmulas en Excel

Datos que representan cálculos

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devuelven un resultado.

Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debéis recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.