Seleccionaremos las celdas a las que deseamos aplicar el formato condicional y a continuación pulsaremos sobre el desplegable ‘Formato condicional’ del grupo ‘Estilos’ en la ficha ‘Inicio’ y seleccionaremos alguna de las muchas opciones que nos ofrece.

Resaltar reglas de celdas
Esta opción de menú nos dará la oportunidad de resaltar las celdas que cumplan con la regla de formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.
Es mayor que: deberemos de indicar un valor a partir del cual se aplicará el formato especificado.
Para las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, los cuadros de dialogo que muestran son similares al del caso anterior, donde se espera que indiquemos un valor con el que comparar el contenido de las celdas a las que se les aplicará el formato.
Entre: deberemos de indicar dos valores que delimitarán el rango de valores sobre los que se tiene que aplicar el formato.
Una fecha: específica para fechas como su nombre indica, nos muestra una lista de condiciones cronológicas, de donde podemos seleccionar la que mejor se adapte a nuestras necesidades.
Duplicar valores: nos permite aplicar formato a los valores duplicados que se encuentren en las celdas seleccionadas, o resaltar los valores que sean únicos.
Resaltar superiores o inferiores
Son un grupo de reglas especiales que se basan en aplicar el formato a una cantidad determinada de elementos que son superior o inferior.
10 superiores: aplica el formato a los 10 valores superiores dentro del grupo de celdas seleccionadas. Aunque se denomina 10 superiores, nosotros podemos variar esa cantidad aumentando o disminuyendo la cantidad de elementos que deseamos resaltar.
En este filtro hay que tener en cuenta que Excel aplicará el formato mientras no se hayan completado los X elementos superiores o sí al aplicar el formato a los valores se haya superado la cantidad de X elementos. Puede darse el caso que cuando se esté aplicando el formato a un valor, este tenga una cantidad de repeticiones superior al valor de X superiores y obtengamos al final más elementos de los deseados.
La opción 10 inferiores funciona de la misma manera, pero aplicándose a los valores inferiores.
10% de valores superiores: funciona de manera similar a las anteriores, pero se indica un porcentaje de celdas que deseamos seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas.
Al igual que ocurre con la opción 10 superiores, este valor lo podremos modificar para variar la cantidad de celdas seleccionadas. Si indicamos un 20% en un grupo de 20 celdas, le estaremos indicando que deseamos seleccionar 4.
Por encima del promedio: hace dos cosas. En primer lugar calcula el valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recién calculado. Al no tener ningún argumento, el cuadro de diálogo de esta regla solamente solicita el formato a aplicar.
La regla Por debajo del promedio seleccionará todas las celdas que tengan un valor inferior al promedio.
Barras de datos
Son un grupo especial de formatos condicionales que aplican escalas de colores o degradados tomando el valor más alto para la barra más grande y a partir de este valor va recortando el tamaño de la barra para el resto de los valores hasta llegar a la barra más pequeña que representa el valor más pequeño.
Como se puede observar en la imagen anterior la barra más grande corresponde al número 35 que es el valor máximo y la barra más pequeña corresponde al valor 10 que es el mínimo. El resto de las barras van tomando su tamaño en función de ese máximo y ese mínimo.
Escalas de colores
Las escalas de colores funcionan de manera similar a las barras de datos, pero modificando la intensidad de un color en función del valor de la celda o con combinaciones de colores según sean valores máximos, mínimos o intermedios.